Zber a správa údajov pomocou SharePoint listov
Dáta sú základ každej firmy – no ak sú rozhádzané po rôznych Exceloch, mailoch alebo papieroch, sú prakticky nepoužiteľné. Ak chcete mať poriadok a pritom to nekomplikovať, SharePoint listy sú ideálny začiatok. Jednoduchý, prehľadný a dostupný nástroj, ktorý zvládne každý.
Čo je to SharePoint list (ľudsky povedané)?
Predstavte si tabuľku podobnú Excelu, ale online – ktorú môže vyplňovať a upravovať viac ľudí naraz.
Každý záznam je ako jeden riadok – napríklad jedna objednávka, jeden zákazník, jeden zamestnanec.
Ale oproti Excelu má SharePoint list niekoľko dôležitých výhod:
Nikto vám nespraví „CTRL+Z“ na celé údaje.
Dáta sú uložené bezpečne na cloude.
Viete presne, kto a kedy čo upravil.
Môžete nastavovať rôzne oprávnenia – kto môže údaje len vidieť, kto pridávať a kto upravovať.
Na čo sa to dá využiť?
Príklady z praxe:
Evidencia dochádzky – zamestnanci si zapisujú pracovný čas, vedenie vidí sumár.
Zákaznícke požiadavky – jednoduchý helpdesk bez nutnosti špeciálneho softvéru.
Správa vybavenia – kto má aký notebook, kedy bol naposledy servisovaný.
Vnútrofiremné formuláre – napr. žiadosť o dovolenku alebo nákup.
A čo je na tom najlepšie? Tieto údaje sa dajú ďalej použiť – napríklad na automatické upozornenia, vizualizácie v Power BI alebo prepojenie s Power Apps.
Prečo SharePoint a nie Excel?
Excel je výborný, ale má svoje limity.
Skúste si odpovedať:
Máte vo firme viac verzií toho istého súboru?
Stalo sa vám, že niekto neuložil zmeny alebo prepisoval cudzie údaje?
Chcete, aby niektoré údaje zadávali len vybraní ľudia?
Ak ste odpovedali „áno“, potom je SharePoint list presne to, čo potrebujete.
Porovnanie:
| Funkcia | Excel | SharePoint list |
|---|---|---|
| Spoločná práca naraz | Obmedzená | Áno |
| Kontrola oprávnení | Nie | Áno |
| História zmien | Čiastočne | Áno (automaticky) |
| Automatizácia (napr. e-maily) | Ťažkopádna | Jednoduchá cez Power Automate |
| Prepojenie s Power BI | Možné | Veľmi jednoduché |
Ako to funguje v praxi
Predstavte si firmu, ktorá servisuje kávovary. Technik po každej návšteve vypĺňa formulár – dátum, meno zákazníka, typ opravy. Kedysi to zapisoval do Excelu. Dnes má SharePoint list, do ktorého sa vie pripojiť aj cez mobil.
Výsledok?
Vedenie vidí prehľad všetkých servisov.
Dáta sa automaticky premietajú do Power BI dashboardu.
Ak niečo nie je vyplnené správne, systém pošle upozornenie.
To všetko bez zložitých riešení a bez nutnosti kupovať drahý softvér.
Najčastejšie obavy – a prečo sa ich netreba báť
„Nie je to zložité?“
Nie. SharePoint list vytvoríte doslova za pár minút. Je to ako nastaviť tabuľku – vyberiete, aké stĺpce chcete (text, dátum, výber z možností…) a môžete začať.
„Musím mať špeciálny softvér?“
Nie. Stačí mať Microsoft 365 – SharePoint je jeho súčasťou.
„A čo bezpečnosť?“
Vaše údaje sú uložené v cloude Microsoftu, s možnosťou nastaviť, kto čo vidí alebo upravuje.
Záver: Malý krok k BI, veľký krok pre poriadok
SharePoint listy sú ako digitálna skrinka na údaje – poriadna, uprataná, zdieľaná a pripravená na ďalšie spracovanie.
Je to ideálny základ pre každého, kto chce začať pracovať s dátami vo firme rozumne a moderne.
V ďalšom článku si povieme, ako vám môže pomôcť Excel – stále veľmi dôležitý nástroj, ak viete, ako naň.
Chcete mať poriadok vo firemných údajoch? Začnite jednoducho – so SharePoint listom.
Pretože tabuľka, ktorú zvládne každý, môže byť základom vašej digitálnej budúcnosti.
